Деловые новости

Регламентация времени в офисе

При разработке системы менеджмента неизбежно возникает вопрос о стандартах корпоративного поведения. Лучше начать непосредственно с анализа происходящих в офисе процессов.

анализ происходящих процессов в офисе

Например, отследить внутренние схемы каждого ключевого действия. Как принимают клиента, кто занимается этим и, кто контролирует, сколько времени все занимает? При этом важно определять и подвиды потоков – по клиентам разных типов. Для этого ключевые сотрудники, часто главы отделов, составляют условные карты. Эта популярная техника называется «мозговой штурм».

Если образец – звонок клиента, одновременно прорабатываем все направления: откуда он узнал о компании и ее услугах, что было первоисточником рекламы, исходя из чьей инициативы, к кому перенаправили звонок, что сделал служащий или как решил проблему, какой итоговый результат.

После схематичного (почти полного) составления сети процессов все те же сотрудники указывают временные рамки каждого пункта в каждом потоке. Конкретно, они дают оценку минимально возможным затратам и максимально допустимым. Из этого можно высчитать среднеарифметический показатель. Нужно учесть каждое действие, такое как звонок, оформление счета с последующим отправлением, даже консультацию у коллег по рабочим моментам.

Когда все потоки обозначены и средние затраты времени вычислены, легко выявить и оптимизировать действия, которые часто повторяются, создавая шаблоны, заготовки, целые пакеты документов, куда остается только вписать реквизиты и подтвердить подписью. Результаты потокового анализа обычно оформляются как стандарты с указанием приблизительной затраты времени и ресурсов на каждый вид деятельности в обычных условиях. Ознакомление с ними есть обязательным для всех сотрудников компании.

Естественно, некоторые изменения в работе, воспринимаемые коллективом как необходимость и улучшение начнут действовать сразу безукоризненно. О тех принципах, адаптация к которым займет значительно больше времени, волноваться тоже не стоит. Просто всему свое время.

Материал подготовлен АН BFS

Добавьте источник АН BFS в избранное Google Новости. Что дальше? Будет интереснее!

Регламентация времени в офисе Регламентация времени в офисе При разработке системы менеджмента неизбежно возникает вопрос о стандартах корпоративного поведения. Лучше начать...
Регламентация времени в офисе
logotip