Тендерные гонки: путь к победе
Как показывает современная статистика, сегодня на рынке России и стран СНГ можно найти около 20 миллионов открытых тендеров приблизительно в 24 экономических отраслях. И, несмотря на достаточно жесткие условия отбора, компаний, желающих испытать свои силы, тоже вполне достаточно. Это объясняется тем, что подобные проекты являются отличной возможностью для предприятий расширить рынки сбыта и выйти на новый уровень развития. В настоящее время абсолютное большинство (90%) поставок оборудования осуществляются на конкурсной основе.
Тем не менее, для достижения успеха, участие компании в тендере должно начинаться еще до его объявления, поскольку здесь речь идет не только о подготовке необходимого пакета документов. На самом деле, подготовка должна осуществляться в перманентном режиме (возможно, задолго до момента объявления конкурса) путем постоянной оптимизации рабочих процессов предприятия и наработки практического опыта.
Ниже приведены три «золотых правила», позволяющие компании повысить шансы на победу в тендерах
- Собирайте и консолидируйте всю информацию из своих клиентских баз.
- Придерживайтесь четкого и прозрачного алгоритма бизнес-процессов для эффективного взаимодействия отдельных департаментов при разработке тендерного предложения.
- Используйте известные механизмы и признанные практики для усовершенствования текущих процессов работы с тендерными проектами.
В ожидании тендера
Для того чтобы подготовить предложение, которое наверняка заинтересует заказчика, необходимо знать о нем как можно больше: не только его текущие потребности и состояние, но и стратегические цели, и даже особенности его позиционирования на рыке.
Сохраняя и консолидируя все клиентские данные в CRM-системе, вы сможете постоянно держать «руку на пульсе» и еще до объявления тендера ориентироваться в том, какие товары и в каком объеме могут в скором времени потребоваться заказчику, а также, что требуется от вашей компании для выигрыша в конкурсе.
Разработка выигрышного предложения
С момента объявления конкурса приоритетным заданием является выполнение множества требований, связанных с надлежащей подготовкой в указанные сроки необходимых документов. При этом разработка тендерного предложения включает в себя не только внутреннюю мобилизацию предприятия, но и общение с другими участниками процесса, прежде всего, с подрядчиками и поставщиками для согласования условий и формирования эффективного рабочего механизма.
Выполнение всех этих процедур представляет собой достаточно сложную и трудоемкую работу, поскольку требует напряженного внимания и тщательной проработки нюансов. Если учесть, что большинство компаний зачастую участвуют в нескольких тендерах одновременно, то существует достаточно большой риск не уложиться в заданные сроки и, тем самым, существенно уменьшить свои шансы на выигрыш. Процессный подход позволяет упорядочить и четко регламентировать рабочие процессы компании, что упрощает организацию подготовки к конкурсу и практически исключает возможность ошибки.
Так, внедрение CRM-системыTerrasoft обеспечивает компании:
- поэтапное выполнение всех необходимых подготовительных процедур в порядке их приоритетности и с учетом заданных сроков;
- четкое формулирование индивидуальных задач и целей для каждого отдельного сотрудника;
эффективное взаимодействие между всеми структурными подразделениями предприятия. Управление работой всех департаментов на каждом этапе осуществляется в автоматическом режиме посредством бизнес-процессов, что дает возможность персоналу все свое внимание направить на качественное выполнение обязанностей. При этом руководство получает простые и удобные рычаги управления общим рабочим процессом.
Кроме того, использование CRM-системы позволяет систематизировать и оптимизировать организацию документооборота, упрощая и ускоряя процесс формирования тендерного пакета документов.
Жизнь после тендера
Независимо от результатов конкурса, работа с тендером в компании должна продолжаться, в чем как нельзя лучше поможет CRM-система. Формирование воронки тендеров позволит вам объективно оценить текущую ситуацию с учетом всех побед, поражений и потенциальных возможностей компании.
Неоспоримым достоинством системного подхода в подготовке тендеров является гибкость менеджмента. Сегодня очень популярным является «ситуативно-интуитивный» подход, подразумевающий субъективную оценку шансов на победу. Анализируя всю собранную и систематизированную системой информацию по прошедшим тендерам, вы всегда сможете максимально трезво оценить свои реальные ресурсы и сосредоточиться на наиболее перспективных для вас проектах.
Постоянно отслеживая подготовку каждого тендерного предложения в динамике и оценивая ее на различных этапах бизнес-процесса, вы сможете тщательно контролировать все успехи и недочеты, оптимизируя работу предприятия и добиваясь роста объемов продаж.
Автор: Александр Белов